+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Расставьте реквизиты на копию исходящего документа который остается в организации

Расставьте реквизиты на копию исходящего документа который остается в организации

Рекомендуется включать в него трафаретные части таких реквизитов, как дата, регистрационный номер документа и ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа; а также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов: - адресат; - заголовок к тексту; - отметка о контроле. Бланк конкретного вида документа за исключением письма составляется на основе общего бланка и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например "Приказ", "Распоряжение" и т. Основные правила оформления документов. К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Расставьте реквизиты на копию исходящего документа который остается в организации

Рекомендуется включать в него трафаретные части таких реквизитов, как дата, регистрационный номер документа и ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа; а также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов: - адресат; - заголовок к тексту; - отметка о контроле. Бланк конкретного вида документа за исключением письма составляется на основе общего бланка и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например "Приказ", "Распоряжение" и т.

Основные правила оформления документов. К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева. Заголовок обычно отвечает на вопрос "О чем? Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. Заголовок формулируется непосредственно исполнителем при подготовке документа.

Не составляется заголовок к письмам, текст которых не превышает половины страницы, а также в ответах на письма граждан. В ответах на письма организаций и предприятий обязательно делается ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ. Если документ печатается на бланке, то ссылка указывается в специально отведенном месте, а в документе, напечатанном не на бланке, - перед заголовком или текстом письма.

Каждый документ за исключением письма должен иметь название вида, к которому он относится приказ, протокол, акт, докладная записка и т. Текст документа может быть разбит на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию, остальные составные части документа нумеруются по порядку в пределах каждого раздела. Например: 1. Абзацы внутри пункта не нумеруются. При отсутствии разделов весь текст документа может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или сокращения "стр. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют цифровым способом в следующей последовательности: день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: После написания даты цифровым способом не ставится буква "г" с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например: 1 марта г.

Если документ напечатан на бланке, то дата проставляется на месте, отведенном для нее в штампе бланка. На таком же месте вверху слева ставится дата на внутренних документах, которые печатаются не на бланках. В документе, подлежащем утверждению, дата ставится в самом реквизите утверждения.

Регистрационный номер документа, состоящий из номера индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера по регистрации, если он напечатан на бланке, ставится в определенном на штампе бланка месте. Если документ печатается не на бланке, то номер проставляется аналогично правилу проставления даты.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При подготовке документов совместно с несколькими организациями следует иметь в виду, что все экземпляры этих документов должны быть подлинниками.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или частные физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Если документ адресуют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При адресовании документа более чем в четыре адреса, исполнителем составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Если документ адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Если письмо адресуют частному физическому лицу, то указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 3.

Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться руководителем Организации, его заместителями и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения проставляется от руки , например: При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Пояснительная записка к форме N 2 на 1 л. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо МНС РФ от Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: 3. Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату; при необходимости - должность визирующего.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Визы проставляют на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи инициалы, фамилия ; дату заверения, например: 3. Отметка об исполнителе включает фамилию или фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В документах, имеющих гриф ограничения доступа, отметка об исполнителе добавляется сведениями о количестве отпечатанных экземпляров документа с указанием адресатов, например: Печатается на оборотной стороне последнего листа документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа. Текст приказа печатается на специальном бланке и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания с указанием исполнителей и сроков исполнения. Сроки должны даваться реальные, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для тиражирования, рассылки документов и доведения задания до исполнителя.

Не допускается изменения сроков, установленных в документах, на основании которых издается приказ. Текст распорядительной части разделяется на пункты и подпункты. В каждом пункте подпункте должно излагаться только одно задание с одним конкретным сроком исполнения и указываются конкретные исполнители задания.

В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. При перечислении исполнителей в приказах по основной деятельности фамилии должностных лиц пишутся без инициалов. В приказах о назначениях, перемещениях и увольнениях работников, о поощрениях, о наложении административных взысканий, о назначении персональных окладов и т. Если задание в приказе адресуется структурному подразделению, то фамилия руководителя пишется в именительном падеже и печатается в скобках, например: Если задание адресуется конкретно руководителю, то фамилия пишется в дательном падеже без скобок, например: Начальнику Планово-финансового управления Сидоровой подготовить Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу.

Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу. Если приказ подлежит частичному изменению, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта либо части ранее изданного приказа. N 4. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью генерального директора или лица, его заменяющего. Если к приказу имеется приложение, то на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Если приложений несколько, указывается номер каждого без знака No.

Заголовок к приказу печатается на отведенном в специальном бланке месте, слева. К приказам по личному составу заголовки не составляются.

До представления на подпись проект приказа визируется заместителями генерального директора по направлениям деятельности, начальником правового управления и другими заинтересованными структурными подразделениями. Юристы при визировании проекта документа проверяют его соответствие действующему законодательству, а также правильность ссылок на нормативные документы. Визы проставляются на обороте последнего листа подлинника приказа по следующей форме: Замечания по проекту приказа излагаются на обороте последнего листа или на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

В случае внесения исполнителем поправок и дополнений проект приказа следует согласовать со всеми, кто визировал документ ранее. Фамилия и телефон исполнителя печатаются на лицевой стороне последнего листа подлинника внизу слева, если нет места - на обороте последнего листа подлинника.

Рассылка приказа указывается также на оборотной стороне последнего листа подлинника ниже виз согласования. Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, печатаются не на бланке и подписываются в нескольких экземплярах подлинников соответственно числу авторов документа. Руководители структурных подразделений визируют соответственно тот экземпляр приказа, который хранится в Организации.

Подпись в приказах состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, например: 4. Подписанные руководством приказы в день подписания передаются в Канцелярию для регистрации в специальном журнале и тиражирования. Приказы издаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются только тем структурным подразделениям, которым они необходимы. Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документа возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших приказ.

Проекты приказов по личному составу готовятся отделом кадров управления по персоналу. В приказах по личному составу вводная часть может отсутствовать. Текст заканчивается указанием основания для издания приказа. Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Кодексу законов о труде.

Как оформляется копия исходящего письма?

Здесь изложены: общая характеристика документационного обеспечения; знакомство с унифицированными приемами написания официальных документов; составление и оформление организационно-распорядительных документов. Документационное обеспечение управления………………………….. Служебные документы…………………………………………………17 Тема 3.

Как оформляется копия исходящего письма? Нужно ли убирать шапку документа?

Требования к оформлению копий Документов 10 любимых ошибок в управлении документами Один из наиболее распространенных видов копий — это копии, автоматически полученные при печатании документа с помощью технических средств компьютера, пишущей машинки и др. Изготовленные таким образом экземпляры документа называются размноженными экземплярами. Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях министерствах, концернах в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Лекции по ДОУ

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1. Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму. Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая корреспонденция, со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации особенно если организация не практикует электронный документооборот. Все это — корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать. А в первую очередь — создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов.

10 любимых ошибок в управлении документами

.

.

.

Инструкция по ведению делопроизводства

.

.

.

ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который готовится ответ; Исходящий номер проставляется на исходящем документе в Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Лучезар

    Будет как в анекдоте:Как упало два самолета на необит острова,в жив осталась одна баба и 200 мужиков.На другом острове один мужик и 200 баб.Через год их находят спасатели.На острове где баба,лежит на троне а к ней очередь из двохсот пациков.Ктото в толпе заржал.Ти какой? Третий!Будеш стодевяностотретий!Заезжают на другой а там картина.Сидит мужик на пальме а разьяренние баби трусят дерево.Слазь собака! Орут баби.Девочки!У меня еще п'ять минут перекураааа!

© 2018-2021 saimonspride.ru