+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Много регистрировать документов входящих

Много регистрировать документов входящих

На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Программы для бизнеса

К записи комментариев Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим.

Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов. Бухгалтерия хочет ввести копирование всех документов в приказном порядке и внести этот пункт в Инструкцию по ведению делопроизводства Организации.

Доказать можно тем, что при копировании количество документов и дел увеличится вдвое, потребуются дополнительные площади для их хранения. Кроме того, увеличиваются трудовые затраты на изготовление копий, формирование дел и т. Анжела 17 02 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ставить отметку о принятии документа необходимо на визовом 2-ой, который принесли экземпляре, или заявитель может ЗАКОННО требовать, чтобы ему сделал копию заявления в учреждении куда подает и на ней поставили отметку?

Отметка о принятии документа проставляется на втором экземпляре документа, который принес заявитель. Снимать копию ксерокопию документа принимающая организация не обязана. Анжела 24 02 На что можно ссылаться что организация не обязана делать копию для отметки?

Может быть какой-то официальный документ? Сослаться можно только на комментарии к Федеральному закону от Николай 19 07 В ФЗ нет п. В случае необходимости регистрации задним числом будут меняться вторые две цифры.

Можно ли сменить порядок нумерации сейчас? Это нигде пока не прописано. Порядковый номер — это номер по порядку, понятно, что 6 следует после 5. Буквенное обозначение — это когда определенному массиву группе регистрируемых документов присваивается свое обозначение. Поскольку по правилам регистрация приказа проводится в день подписания, входящего документа — в день поступления, то документ с регистрационным номером 6 не может быть по дате раньше документа под номером 5. Теперь по первому вопросу.

Изменять принятую систему регистрации документов следует с нового календарного года. Не понятно, зачем включать в регистрационный номер документа обозначение месяца, для этого есть свой реквизит — дата документа.

Если вы хотите каждый месяц начинать регистрацию с 1-го номера, то это тоже не принято. Татьяна 17 03 Добрый день! У меня следующий вопрос. Если документ поступил в организацию после Однако на практике это не всегда выполнимо, особенно, когда документооборот большой, а работник, занимающийся регистрацией документов, выполняет ещё и другие функции.

Поэтому обычно документы, поступившие в организацию в конце рабочего дня, регистрируются на следующий рабочий день. Чтобы не было недоразумений в этом вопросе, пропишите в своей инструкции по делопроизводству сроки регистрации поступающих и отправляемых документов.

Вероника 23 03 Добрый день, подскажите. Так же есть вопрос по пересылке сообщений. Как фиксировать факт того, что сообщение переслано другому адресату.

Все документы могут регистрироваться в электронном виде. В системе электронного документооборота формируется уведомление об отправке документа, а также о получении его адресатом. Если же у Вас нет СЭД, а просто ведется регистрация поступающих и отправляемых документов в электронном виде, то можно завести реестр отправляемых исходящих документов. Наталья 15 06 Здравствуйте!

В учреждение поступило заявление от гражданина, но не через канцелярию, а оставлено на вахте. Далее его передали напрямую в отдел для подготовки ответа. Отсутствие регистрации заявления является ли нарушением и какое последует наказание? Ответ был дан в устной форме и письменно с небольшим нарушением сроков из-за праздничных дней. Надо было зарегистрировать заявление, хотя бы позже. По поводу наказания — это прерогатива вашего руководства. Гульназ 19 07 Здравствуйте!

У меня такой вопрос, сегодня вошло писем от одной компании, можно ли зарегистрировать в книгу регистрации одним числом например: от Одной датой зарегистрировать все письма можно, но под одним номером нельзя. Каждому письму должен быть присвоен свой входящий номер, если эти письма разного содержания и с разными исходящими номерами. Александра 21 07 Добрый день, подскажите, пожалуйста, на основании чего присваивается номер Дела?

И к какому году архив. В текущем делопроизводстве делам присваивается индекс согласно утвержденной номенклатуре дел. При составлении описи дел присваивается архивный номер номер по порядку согласно утвержденной описи. Как правило, документ, утвержденный в году, относится к году.

Однако план работы на , утвержденный в году, будет относиться к годовому разделу описи за год. Так что уточните, какой конкретно документ затрудняет для вас датировку.

Какой в этом случае документ оставить себе как доказательство, что все нужные документы были переданы и зарегистрированы? В некоторых государственных и муниципальных органах например, собес, пенсионный фонд при приеме копий документов сотрудники заверяют копии, но только при наличии оригиналов. Не знаю, как в вашем случае, уполномочена ли секретарь заверять копии документов.

Поэтому лучше сразу приложить к заявлению заверенные копии. В заявлении надо указать, что копии прилагаются. Для этого в тексте заявления надо написать, какие документы вы предъявляете. Заявление составляется в двух экземплярах, на втором экземпляре вашем секретарь должна сделать отметку, что заявление принято, проставить штамп организации. Это и будет доказательством, что документы приняты. Алексей 15 09 Добрый день!

Могу ли я регистрировать документы в журнале регистрации в своем подразделении при условии, что данный журнал зарегистрирован в отделе кадров. Каким законом это подтверждается? Закона по этому вопросу нет, и быть не может. В организации может быть принята как централизованная, так и децентрализованная система регистрации документов.

Этот должно быть прописано в инструкции по делопроизводству организации, либо закреплено соответствующим приказом. Ольга 22 09 Добрый день!

Почтой пришел от Заказчика оригинал акта выполненных работ. Секретарь поставила в правом углу штамп с номером и датой входящего документа. Можно ли на финансовых документах ставить штамп входящего?

Права ли она? Если акт прислали без сопроводительного письма, то допускается на акте проставить штамп и регистрационный номер. Подпись на входящем штампе не проставляется.

Елена 23 11 Здравствуйте! В службе без-ти есть журналы, кот-е они сами прошили и теперь им надо скрепить прошивку печатью. НО своей печати у них нет. Какую печать им ставить? Заверительная надпись в журнале и др.

Достаточно подписи должностного лица с расшифровкой и даты. Сергей 24 11 Здравствуйте! Регистрируем служебные записки, заявления в журнале регистрации док-в внутр. Но отдав рук-лю на подпись, некот-е служебки просто не возвращаются, а остаются у нее, либо рук-ль сама лично передает этот док-т напрямую. И как тогда в таком случае быть, ведь я не могу вписать в журнал кому был отписан тот или иной док-т? Графы в журнале пустуют, а при проверке что буду говорить вообще без понятия. Укажите в инструкции по делопроизводству, что документы должны передаваться через службу делопроизводства для соответствующих отметок.

Анастасия 06 12 Добрый день! Подскажите, должны ли регистрироваться анонимные письма, поступающие в организацию? Если нет, то каков порядок обращения с ними? Согласно п. Однако если в обращении содержится важная общественная информация, информация о противоправных деяниях, его необходимо передать в соответствующий государственный орган.

Поэтому анонимное письмо следует зарегистрировать с соответствующей отметкой, далее действовать исходя из содержания письма. Если письмо не рассматривается, в журнале регистрации делается соответствующая отметка. Алёна 21 12 Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как регистрировать исходящую корреспонденцию, которая передается через курьера и имеет сопроводительное письмо.

Ей должен присваиваться Исходящий номер и заносится в сопроводительное письмо?

Как упростить и ускорить документооборот организации: строим маршруты документов

Для ежедневного автоматического архивирования файловых версий программ по времени можно использовать бесплатную утилиту Автоматическое архивирование файлов. Для установки бесплатной версии программы: 1. Лицензия на 1 рабочее место стандартной не SQL версии программы предоставляется бесплатно, без ограничений.

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Запись в журнале содержит все сведения, необходимые для того, чтобы документ был однозначно идентифицирован в базе данных, даже если в ней зарегистрировано несколько документов одного типа и с одной темой. Регистрация входящих и исходящих документов в делопроизводстве позволяет облегчить поиск нужной деловой бумаги и проконтролировать ее перемещение в документопотоке организации с момента поступления или создания до момента утилизации по истечению срока хранения или отправки адресату. Какие входящие документы регистрируются, а какие — нет То, какие именно виды входящей корреспонденции должны регистрироваться, а какие — нет, зависит от специфики деятельности компании. Правила регистрации входящих документов оговаривают локальным актом, например, инструкцией по делопроизводству. В ней должен быть примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации.

Некоторые секреты входящих документов

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет.

Регистрация документов

К записи комментариев Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов.

.

.

Регистрация входящих документов

.

.

.

Как осуществляется регистрация входящих документов и как внести Если в новом журнале зарегистрировано не много документов.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Фаина

    Лучше подскажите как мне балкон пристроить А перепланировки делали и ранее забивая на всё и вся

  2. Марианна

    Нужно в квартире поставить скрытые видеокамеры.

  3. Борис

    Называется здобули зраду. як завжди в Украiнi.

  4. Онисим

    А если наоборот везут в больничку а там все тесты говорят что ты под мухой а по факту уже мясяц даже не нюхал алкоголь просто город маленький и все договорильсь что тогда делать?

© 2018-2020 saimonspride.ru